Finesser af erhvervskommunikation via telefon

Kunsten for erhvervskommunikation er et vigtigt aspekt af forhandlingerne, og i mange år mister den ikke sin relevans. Intensiteten af ​​erhvervskommunikation via telefon øges fra år til år. Og med udviklingen af ​​mobilkommunikation bliver det en af ​​de vigtigste måder at kommunikere på. For at foretage telefonsamtaler er det vigtigt at kende detaljer og regler for erhvervskommunikation.

Telefonen i den moderne verden spiller en vigtig rolle, fordi vi med sin hjælp kommunikerer med vores familie, venner, kolleger, ledelse og forretningspartnere.

Så under en samtale med en bestemt kreds af mennesker anvender en person den rette kommunikationsform og vil for eksempel aldrig engagere sig i dialog med sin chef, som med en nær ven. I denne situation anvendes en mere officiel form for kommunikation.

Forretnings etikette bør også bruges af medarbejdere, der udfører offentlige meningsmålinger, modtager opkald fra kunder eller forhandler via telefon. Det er ofte succesfulde telefonsamtaler bliver nøglen til gode forretningsforbindelser. Og selv billedet af et firma kan helt afhængig af medarbejdernes evne til at foretage intelligente dialoger via telefon.

I øjeblikket laves de fleste opkald via mobilenheder. Ved hjælp af dette kommunikationsværktøj skal du følge nogle regler.

• Sluk altid telefonen eller indstil den for at vibrere på et forretningsmøde med en klient, i en biograf, på et seminar.
• En mobilenhed er mere modtagelig for lyd end en fastnet telefon. Derfor er det i en situation, hvor det er på et offentligt sted, nødvendigt at foretage en personlig samtale uden udefrakommende indgreb, du kan bare tale stille og den anden person vil høre dig.

• Udsæt ikke for højt opkald til telefonen. Han kan skræmme andre.
• Prøv at tale kort. I nærværelse af tredjepart skal samtalen ikke vare længere end 30 sekunder, ellers er der risiko for at se uhøfligt foran en person. Hvis der er gyldige grunde til en telefonsamtale, f.eks. En slægtninges sygdom eller en stor transaktion, skal du give de nuværende tilmeldinger om situationen.
• Undgå telefonsamtaler under en forretnings frokost. Hvis der er et presserende behov for at besvare opkaldet, skal du forlade bordet og tale på et mindre overfyldt sted.

Etiske standarder i kommunikation via telefon er vigtige for virksomhedens effektive arbejde. Kulturen i telefonsamtaler er en særlig form for forretningskommunikation. Kendskab til etiketteringsreglerne vil bidrage til at styrke forretningsbåndene og øge organisationens rentabilitet.

• Det er nødvendigt at hilse den person med hvem der vil være en telefonsamtale. Fraser relateret til tidspunktet på dagen ("Godmorgen", "God eftermiddag" eller "God aften") er mest egnede til dette.
• Under et forretningsopkald er det vigtigt at overvåge din egen intonation. For ikke at presse samtaleren skal du tale høfligt og roligt og undgå unødige følelser.

• Efter hilsen anbefales det at introducere dig selv og give dit navn, stilling og organisation.
• Hvis du ringer til en person, skal du altid afklare, om det er praktisk for ham at tale for øjeblikket.
• I henhold til etiske standarder skal du hente telefonen efter det andet eller tredje opkald.
• Under samtalen skal du ikke ryge, spise mad eller drikke.
• Hvis opkalderen er interesseret i en anden medarbejder i organisationen, skal samtalen omdirigeres til ham eller tænde ventende funktion.
• I en situation, hvor du har det forkerte nummer, skal du undskylde forspørgeren og sige farvel uden at spørge unødvendige spørgsmål.
• Ring aldrig tidligt om morgenen, under frokostpause eller inden arbejdsdagens afslutning.
• Sekretæren eller assistenten kan foretage eller besvare opkald i stedet for lederen.

• Du kan kun ringe til en partner eller en kundes personlige nummer, hvis han har givet dig sine kontakter. Men i weekender og helligdage er sådanne opkald forbudt.
• Der er tilfælde, hvor samtalen afbrydes på grund af dårlig kommunikation. I denne situation skal den, der ringede først, ringe tilbage.
• Forsink ikke samtalen. En lang samtale kan bære samtalepartneren og forårsage vrede. Hvis kommunikationen er forsinket, og formålet med samtalen ikke nås, kan kunden ringe til næste dag eller arrangere et personligt møde.
• Efter afslutningen af ​​samtalen anbefales det at takke samtalepartneren og høfligt sige farvel til ham efter at have spurgt, om han havde spørgsmål. Denne enkle handling gør samtalen komplet og opfordrer til yderligere samarbejde.

Til telefonkonversation bør du forsigtigt forberede og udføre en række specifikke handlinger. Lad os overveje de vigtigste punkter.

• Samtalepartneren skal kun kaldes, efter at der er udarbejdet en klar samtaleplan. For at udelukke mindre detaljer kan du lave en grafisk eller skematisk oversigt.
• Skriv ned de vigtige spørgsmål, du skal huske at spørge under forhandlingsprocessen.
• Udarbejde dokumenter, der måtte være nødvendige i kommunikationsprocessen (korrespondance, rapporter, kontrakter).

• Kontroller med forudgående samtalepartner en passende periode for at foretage et opkald.
• For at optage de modtagne oplysninger skal du udarbejde en notesbog eller dagbog.
• Find ud af den generelle liste over personer, der vil deltage i samtalen for at kontakte dem ved navn og patronymic.
• Før du ringer nummeret, skal du prøve at indstille en positiv måde, så skal din følelsesmæssige tilstand naturligvis forårsage placeringen af ​​samtalepartneren.
• Foretag en telefonsamtale, overvej sikkerheden ved kommunikation på kontoret, fordi værdifulde oplysninger kan falde i konkurrenternes hænder.

Der er også punkter, der bør udelukkes og ikke tillades i den kommende telefonsamtale.

• Du behøver ikke at diskutere forretningsmæssige forhold med en ukendt eller tilfældig person. Det er bedre at planlægge et personligt møde.
• Det anbefales ikke at kræve en beslutning fra en person, der ikke har beføjelse til at gøre det eller mener ellers. Han kan give samtykke via telefon, selvom han vil være modstander af denne beslutning.
• Det er ikke nødvendigt at stemme forespørgsler, hvis der ikke er nogen sikkerhed for, at samtaleren er enig med dig og ønsker at hjælpe.

Telefonens rolle i erhvervskommunikation er to gange. Meget ofte afledes det fra hasteopgaver udført i løbet af dagen, men samtidig fremskynder løsningen af ​​mange opgaver. Derfor er det nødvendigt at lære principperne for telefonsamtaler, der bidrager til dens mere effektive brug.

Det er meget vigtigt at have en forretningskommunikationsteknik til medarbejdere, hvis specifikke arbejde er i telefonsamtaler med potentielle kunder. Mange virksomheder forsøger at komme i kontakt med opkalderen fra de første ord for at gøre ham til en reel kunde.

Virksomheder konkurrerer med forskellige måder at tiltrække kunder på. Et vigtigt stadium i fremme af tjenester er telefonsalg, og derfor skal ledere foretage dialog med kunder korrekt og taktfuldt, ellers vil rentable kontrakter gå til konkurrenter.

Nedenstående tips hjælper dig med at opnå succes i erhvervskommunikation over telefonen.

• Det anbefales at foretage opkald til en person, der har givet dig en nyttig service. Tak tak er meget vigtige for fremtidigt samarbejde.
• Altid smil mens du chatter. Dit smil og optimisme vil helt sikkert føle abonnenten.
• I forhandlingsprocessen skal du forsøge at forudsige samtalernes forløb.
• Udtal aldrig profanitet eller samtalesprog. Dette er i strid med kommunikationskulturen.
• Brug udtryk og udtryk, som vil blive forstået af den, der ringer op.
• Du må ikke dække håndsættet, mens du taler parallelt med nogen. Således respektløs for samtaleren.
• Forklar din position med sikkerhed og præcision, fordi nøjagtigheden er kongernes høflighed.

• Forhandlinger er vigtige for at udføre hurtigt, besvare spørgsmål, der stilles omgående og indviklede sætninger. En pause kan kun begrundes, hvis en specialist har travlt med at søge efter dokumentation, der er nødvendig for forhandlingerne. Hvis pause var forsinket, har personen fuld ret til at afbryde kommunikationen.
• I øjeblikke af telefon, reel eller virtuel kommunikation, skal du være yderst høflig. At råbe og tale i en hævet stemme betragtes som en overtrædelse af etik.
• Tale til samtaleren korrekt, da den dygtige afslutning af samtalen ikke er mindre vigtig end hovedparten af ​​dialogen. Du kan give den anden person mulighed for at hænge op først. Derved afslutter du samtalen på en venlig bølge.

Selvfølgelig skal du have god diktion for at få succesfuld kommunikation via telefon. For at gøre din tale udtryksfuld og din stemme behagelig, brug lektionerne fra den følgende video.