Etiquette og etik i virksomhedskorrespondance

Den moderne forretningsmæssige virkelighed er sådan, at kun 15% af mellemstore og store iværksættere søger at styrke deres positioner på markedet, når deres mål. Det er af denne grund, at forretningsmetikets relevans stiger, fordi manglende overholdelse af sine normer af en række andre årsager ofte fører til brud på nyttige forretningsforbindelser.

I en bred fortolkning af etik kaldes et sæt generelle principper med det formål at regulere sociale relationer. Følgelig behandler etiske forretningsforbindelser spørgsmål vedrørende den vedtagne rækkefølge og stilen for samspillet i erhvervslivet.

Detaljerede etiske aspekter af forretningsforbindelser er forretningsmæssige etiketter, herunder for eksempel proceduren for forhandlinger, reglerne for virksomhedernes adfærd, forretningstraditioner og ritualer, underordnede elementer, manerer og stilarter for kommunikation og skrivning samt spørgsmål om rigtighed i forbindelse med samarbejdspartnere og erhvervskollegaer.

Betydningen af ​​etik og etikette er som en del af den kendsgerning, at den normative base, der er opstået som følge af lang praksis, forenkler kommunikation i vid udstrækning, skaber en forståelig og tilgængelig kontekst i forretningsområdet, der giver dig mulighed for korrekt at opnå mål og sparer tid betydeligt.

Med andre ord taler vi om en særlig algoritme til løsning af forretningsproblemer, som giver os mulighed for at sætte og med succes nå de ønskede forretningsmål på en rationel og konfliktfri måde. Ejerforholdet i denne algoritme giver os mulighed for at drage direkte konklusioner om graden af ​​professionalisme hos en forretningspartner eller en modstander i en forretningskonflikt.

I den sammenhæng er det vigtigt at overholde følgende generelle principper:

• punktlighed overalt og i alt;
• informationssikkerhed;
• lyd altruisme;
• gunstig, passende for erhvervsmiljøet billedet;
• kompetent mundtlig og skriftlig tale
• efter reglerne for business talekultur.

Typer af virksomhedskorrespondance er forskellige, og med en vis grad af konventionalitet kan de opdeles i to hovedtyper:

• mellemstatlige - mellem statslige organisationer, udenlandske repræsentationer og embedsmænd (forskellige noter, notater og andre former) er elementer af diplomatiske forbindelser
• kommerciel - bogstaver med halvoffentlig status, der anvendes inden for forretningsforbindelser mellem institutioner og organisationer

Stilen til at skrive et officielt brev, på trods af sproglige og nogle traditionelle forskelle, har et vist fælles grundlag og en gruppe institutioner udviklet af den etablerede praksis. For eksempel er en række krav til protokol-direktivitet, der bestemmes af afsenderens og adressatens placeringer, baseret på de indledende indstillinger af gensidig respekt og korrekthed. Derfor skal det strukturelt indeholde følgende elementer uanset dokumenttype:

• appel (modtagers officielle status)
• et kompliment (høflig brev)
• signatur;
• dato (dag, måned, år og sted for at skrive meddelelsen);
• Afsenderens adresse (efternavn, officiel status, adresse er placeret øverst eller nederst på første side af brevet).

Derudover er der en række bestemmelser direkte relateret til bogstaverne:

• Erhvervsbreve er skrevet på brevpapir eller papirark udelukkende på deres forside;
• pagination er lavet i arabiske tal;
• meddelelser udføres i trykt tekst;
• sletninger og rettelser er ikke tilladt i dokumentets krop
• dokumentet er foldet tekst inde
• ventetid for svar på brevet er ikke mere end ti dage.

Forretningsmeddelelsen skal have et klart mål og indeholde et spørgsmål, og hele punktet i teksten skal være helt og fuldstændigt underlagt indholdet, det være sig et tilbud, en kommerciel forespørgsel eller blot relevante oplysninger.

Klassificeringen af ​​forretningsmeddelelser er forskelligartet og afhænger af deres funktionelle og målrettede orientering. For eksempel er bogstaver:

• annoncere;
• minde;
• invitationer;
• informobzory;
• disposition;
• støtte;
• andre typer.

I kommerciel korrespondance er de mest typiske:

• forespørgsler;
• tilbyde;
• bookinger;
• klage;
• garantibevis.

Som en form for forretningskommunikation er bogstaverne i den strenge betydning af definitionen opdelt i 2 typer - forretnings- og privatpersonale.

Virksomheden omfatter korrespondance mellem organisationer og institutioner. Et privatpersonligt brev er en besked, der sendes til en institution af en privatperson, eller omvendt af en institution - til en privatperson.

Der er en række forretnings korrespondance regler.

• Brevet skal stimulere fremkomsten af ​​forretningsmæssig interesse fra modtageren, klart og på grundlag af overbevisende faktuelle data, vise fordelene ved partnerskab og manglende evne til at bryde partnerskaber. Teksten skal være opmuntrende, motiverende for samarbejde.
• Udtrykket af overdrevne personlige følelser i et forretningsbrev er ikke den bedste måde at bevise sin sag på og løse problemet.
• For at undgå overbelastning og tilstopning af teksten i brevet er det nødvendigt at undgå enhver figurativ sammenligning, metaforer, allegorier og hyperbole.
• For en klar og præcis præsentation af emnet er det bedre at bruge enkle sætninger, undgår oplysninger og overdreven detaljer. Den grundlæggende idé af beskeden skal kun understøttes af relevante argumenter, som normalt er placeret i vedhæftningerne til brevet (diagrammer, grafer, digitale data).
• I teksten skal tildeles afsnit, der hver især repræsenterer en uafhængig tanke, begynder med en ny linje.

• I en forretningsmæssig besked skal beskrivende adjektiver, ekstra præciseringer og detaljer ikke anvendes. I slutningen af ​​skrivningen er det tilrådeligt at kontrollere dokumentet og fjerne sætninger, der ikke bærer det faktiske semantiske indhold.
• Læsning er et grundlæggende element i teksten. Tilstedeværelsen af ​​stavning og andre fejl i meddelelsen er uacceptabel.
• Angivelse af emnet for brevet er obligatorisk. Emnet i dokumenterne skal afspejles kort og kapacistabelt, det sparer tid ved læsning og karakteriserer positivt afsenderen. Hvis brevet sendes via e-mail og indeholder særlig vigtige oplysninger, skal det være forsynet med et særligt "flag", der er tilgængeligt i den elektroniske tjeneste.
• God læsbarhed af teksten leveres af Arial eller Times New Roman skrifttyper med en gennemsnitlig skriftstørrelse. Med særlige behov er nøgleideer tilladt i kursiv eller fed skrift.

• I teksten er det nyttigt at bruge underpositioner (3-4), som letter forståelsen af ​​den angivne tekst.
• Opgørelser, lister og lister laves bedst ved hjælp af specielle markører.
• Corporate template (scheme) - en fremragende indikator for effektivitet og objektivitet i erhvervskommunikation.Det er især relevant i virksomhedens aspekt, fordi det giver dig mulighed for at skille sig ud i et gunstigt lys og overholde den officielle status.

Opbygningen af ​​forretningsbudskabet er typisk. Traditionelt indeholder den:

• introduktion;
• hoveddelen
• Endelig.

Indledningen opsummerer formålet med brevet. Hoveddelen beskriver essensen af ​​problemet. Afslutningsvis er det ønskeligt at sammenfatte indholdet af hoveddelen, for eksempel i form af konklusioner. "Postskrifter" og forskellige former for fodnoter er uønskede.

Som konklusion er upassende sætninger, der ligner manipulationer, såsom: "Jeg håber på et gensidigt fordelagtigt partnerskab" og så videre. Det er bedre at sige farvel i et forretningsbrev med enkle sætninger - "Hilsen", "Med venlig hilsen" og så videre.

I den nederste del af meddelelsen er angivet: F. I. O., officiel status, firmanavn, er underskrevet. Kontaktnumre er også angivet.

Tabeller og grafer er vedlagt i en separat fil (pakke), der angiver dette i slutningen af ​​brevet. Hvis der er en gruppe af investeringer, så får de en fortegnelse med navnene.

Du kan kun bruge forkortelser og særlige forkortelser, hvis du er sikker på, at modtageren forstår dem.

For at gøre teksten mere logisk stringent og konsistent i forretningsordforråd anvendes følgende talfraser som bindemidler:

• af denne grund
• baseret på ovenstående
• på grund af dette
• ifølge dataene
• på dette grundlag
• under hensyntagen til;
• og andre.

I det virtuelle rum er forretningsinteraktion, der repræsenterer kommunikation i en miniature, specifik, og ikke mindst kræver overholdelse af de relevante regler for etikette. Kompetent arbejde med brevet i overensstemmelse med praksis indebærer implementering af følgende bemærkninger vedrørende omfang, sprogstandarder, struktur og format.

• Formelens formel skal nøjagtigt svare til emnet angivet i teksten. Dette giver dig mulighed for hurtigt at justere læseren til den ønskede forretningsmæssige stemning.
• Den optimale mængde af dokumentet, der sendes via e-mail, passer ind i "en skærm" med maksimalt antal tekst - et ark i A4-format.
• Den optimale størrelse af vedhæftede filer - højst 3 MB.
• Sendte filer anbefales at være "pakket" i standard zip eller rar-kodende arkiver. Andre blokeres ofte under forsendelsen.
• Hyperlinks skal være standard (blå, understreget).
• Svaret til modtageren skal placeres øverst i begyndelsen af ​​brevet og ikke nedenfor. Dette gemmer korrespondenten fra over-og-tvunget rullning af den forrige tekst.

• Du skal bruge sproget i brevet, den mest forståelige partner. Spørgsmålet om, hvorvidt det er hensigtsmæssigt at bruge i meddelelsen professionalisme, corporate ordforråd, slang udtryk og forkortelser (især i ekstern korrespondance) afgøres særskilt, afhængigt af sammenhæng og kvaliteter af korrespondance partnere.
• Det er vigtigt at informere partneren om modtagelsen af ​​hans besked - det er et tegn på god smag og en del af forretningsmetiketten, der viser respekt for ham.
• Det skal besvares så hurtigt som muligt. Hvis du af en eller anden grund ikke kan reagere hurtigt, skal partneren underrettes om modtagelsen af ​​sit brev og angive tidspunktet for svaret. En etisk og behagelig midlertidig pause, inden du giver svar - 48 timer efter modtagelsen af ​​meddelelsen. Efter denne tid mener personen normalt, at meddelelsen er tabt eller ignoreret. En overdreven pause i korrespondance er ofte fyldt med risikoen for at miste en partner og behandles i erhvervslivet som en krænkelse af etiske standarder.
• I slutningen af ​​meddelelsen skal der placeres kontaktoplysninger, der er angivet i alle bogstaver uden undtagelse, uanset fordelingsordren.
• Under forsendelse er det vigtigt at være særlig opmærksom på privatlivets fred.

For yderligere oplysninger om forretningsmetikette, se følgende video.